Videokonferenz-Knigge

Seit der Corona-Pandemie ist das Thema Videokonferenz ein neues großes Thema

Ob sich Videokonferenzen als Standard etablieren, hängt nicht ganz alleine von der Akzeptanz der Mitarbeiter ab. Nur wer die Vorzüge eines neuen Kommunikationswerkzeugs erkennt und versteht, wird es in seiner täglichen Arbeit nutzen.

Ob das virtuelle Meeting für alle Teilnehmer zu einem zufriedenstellenden Ergebnis führt, hängt maßgeblich
von der Vorbereitung ab. Neben dem Erstellen von Agenda und Teilnehmerliste gehört es auch dazu, technische Fragen zu klären und sich Gedanken über Kleidung und Hintergrund zu machen.

Nichts ist zeitraubender als endlose Besprechungen. Eine Agenda sorgt für einen klaren Gesprächsleitfaden und eine einheitliche Erwartungshaltung der Teilnehmer. Beim Erstellen der Agenda wird einem auch bewusst wer, was und vor allem wie wird das Meeting gestaltet.

Aus meiner Erfahrung sollte das Meeting nicht mehr als acht bis neun Teilnehmer überschreiten. Je größer die Gruppe, desto höher die Herausforderung, alle Inhalte zu besprechen und die Ziele
zu erreichen bzw. alles zusammen unterzubringen.

„Das wusste auch Apple-Gründer Steve Jobs. Er war bekannt dafür, genau darauf zu achten, dass nur tatsächlich involvierte Mitarbeiter an den virtuellen oder persönlichen Meetings teilnehmen.“

Vor allem der Moderator muss genau wissen, wie das genutzte Videokonferenz-System funktioniert.
Wie kann ich die Teilnehmer verwalten?
Wie laut ist mein Headset und wie werde ich verstanden?
Wie kann ich Mikrofon und Kamera ein- und ausschalten oder Dokumente teilen?
Wer die einzelnen Funktionen sicher beherrscht, wirkt souverän und spart allen Beteiligten viel Zeit.

Besonders für Konferenzen, bei denen sich eine
Gruppe von Teilnehmern eine Kamera teilt, bietet sich ein Testlauf an.
Denn die Sitzordnung spielt für die Kameraeinstellung eine wichtige Rolle.
Sollte immer der Sprecher im Vordergrund sichtbar sein?
Sind alle Teilnehmer zu sehen?
Wie verteilen sich die Mitarbeiter am besten im Raum?
Um das zu prüfen, eignet sich die Bild-in-Bild-Ansicht.

Achten Sie auch auf die Sichtlinie, filmt die Kamera beispielsweise von unten, muss Ihr Gegenüber zu Ihnen aufschauen.
Das kann die Atmosphäre maßgeblich beeinflussen
Zudem sollten Sie immer in die Kamera schauen, nicht auf den Monitor.
Kameras ausschalten während des Meetings zeigt ein gewisses Desinteresse

Der Moderator ist dafür verantwortlich, Leitlinien für das Gespräch festzulegen und auf deren Einhaltung zu achten.
Moderation soll gelernt sein
In der Regel ist es Aufgabe des Moderators, die Konferenz zu eröffnen. Dabei geht es nicht nur darum, die Agenda vorzustellen,
sondern auch kurz die Verhaltensregeln zu erläutern – etwa ob Wortmeldungen schon während eines Vortrages erwünscht sind
oder erst danach. Ebenfalls wichtig: den Zeitrahmen definieren und falls die Videokonferenz aufgezeichnet wird, vor Beginn das OK aller Teilnehmer einholen.
Je nach verfügbarer Zeit die Teilnehmer kurz vorstellen oder diese sich selbst vorstellen lassen, insbesondere wenn sich noch nicht alle kennen.

Störungen sollten vermieden werden
Auch wenn es selbstverständlich sein müsste, aber der E-Mail-Check zwischendurch und kurze Rücksprachen mit anderen Kollegen sind ein Tabu.
Auch das Rascheln mit Papier oder das nervöse Spielen mit einem Stift kann vom Gegenüber als störend und unhöflich empfunden werden.
Der Moderator ist dafür verantwortlich, Leitlinien für das Gespräch festzulegen und auf deren Einhaltung zu achten.
Moderation soll gelernt sein
In der Regel ist es Aufgabe des Moderators, die Konferenz zu eröffnen. Dabei geht es nicht nur darum, die Agenda vorzustellen,
sondern auch kurz die Verhaltensregeln zu erläutern

–  etwa ob Wortmeldungen schon während eines Vortrages erwünscht sind
– oder erst danach.

Störungen sollten vermieden werden
Auch wenn es selbstverständlich sein müsste, aber der E-Mail-Check zwischendurch und kurze Rücksprachen mit anderen Kollegen sind ein Tabu.
Auch das Rascheln mit Papier oder das nervöse Spielen mit einem Stift kann vom Gegenüber als störend und unhöflich empfunden werden.
Der Moderator ist dafür verantwortlich, Leitlinien für das Gespräch festzulegen und auf deren Einhaltung zu achten.
Moderation soll gelernt sein
In der Regel ist es Aufgabe des Moderators, die Konferenz zu eröffnen. Dabei geht es nicht nur darum, die Agenda vorzustellen,
sondern auch kurz die Verhaltensregeln zu erläutern

Störungen sollten vermieden werden
Auch wenn es selbstverständlich sein müsste, aber der E-Mail-Check zwischendurch und kurze Rücksprachen mit anderen Kollegen sind ein Tabu.
Auch das Rascheln mit Papier oder das nervöse Spielen mit einem Stift kann vom Gegenüber als störend und unhöflich empfunden werden.
Der Moderator ist dafür verantwortlich, Leitlinien für das Gespräch festzulegen und auf deren Einhaltung zu achten.
Moderation soll gelernt sein. In der Regel ist es Aufgabe des Moderators, die Konferenz zu eröffnen. Dabei geht es nicht nur darum, die Agenda vorzustellen,
sondern auch kurz die Verhaltensregeln zu erläutern. Ebenfalls wichtig: den Zeitrahmen definieren und falls die Videokonferenz aufgezeichnet wird, vor Beginn das OK aller Teilnehmer einholen.
Je nach verfügbarer Zeit die Teilnehmer kurz vorstellen oder diese sich selbst vorstellen lassen, insbesondere wenn sich noch nicht alle kennen.

Ich hoffe das hat euch ein bisschen geholfen und falls ich etwas vergessen oder falsch geschrieben habe könnt ihr mich unter kontakt@com-Datentechnik.de gerne kritisieren.

Die Einwirkung theoretischer Wahrheiten auf das praktische Leben geschieht immer mehr durch die Kritik, als durch Lehre.
Carl von Clausewitz

1 thought on “Videokonferenz-Knigge

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